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低效殺手:讓你聰明高效地工作

核心提示: 如果走進一間雜亂無章的辦公室,里面堆滿了未完成的項目文件,或看到很多誰也不知道有何用途的東西,你就不會舒心地開展工作。這些未完成或混亂的文件會在你的潛意識里造成巨大的麻煩,它們悄無聲息地影響著你的工作,耗盡你的力氣。它們會讓你的大腦停轉,搞砸你要做的每件事。這也是需要及時清理它們的原因。

《低效殺手:讓你聰明高效地工作》 

一本高效的時間管理工具書 

讓你告別拖延

擁有更多休閑時光

◆ 作者簡介

海倫妮•塞古拉(Helene Segura)是一位時間管理方面的專家,也是職場人士創造力培訓的講師,曾出版兩本暢銷書《生活如何變得有秩序:發現思考、學習和工作的最佳方式》(ROAD MAP to Get Organized:Discover Your Thinking, Learning and Working Styles to Get Your Life Back on Track)、《教師減壓手冊:如何輕松管理課堂》 (Less Stress for Teachers: More Time & an Organized Classroom)。她創辦了自己的時間管理工作坊,幫助職場人士提高做事效率,擁有更多休閑時光。

◆ 內容簡介

很多人都在抱怨工作忙忙忙,沒有時間和精力陪伴朋友、家人,無法去做自己喜歡的事情……這本書可以幫助你徹底告別忙亂生活。 

不管你是長期拖延癥患者,還是必須兼顧家庭和工作的職場媽媽,這本書中都有適合你的時間管理策略。 

本書包含很多案例,可以幫助你自我診斷,選擇最適合自己的方法,讓工作變得省時省力、事半功倍。這些實用的技巧包括改變思維方式、學會自我管理,打造高效的辦公環境,了解時間去向、做好時間規劃,甄別有價值的工作,分清事情的輕重緩急、尋找可能的幫手等,對于有改變低效工作、緩解拖延癥狀、平衡家庭工作關系等愿望的讀者來說是一本實用手冊。 

◆ 讀者定位

一般大眾/職場白領 

◆ 上架建議

暢銷書/職場/管理/勵志/自我經營

◆ 目錄

緒論 打響時間管理的第一槍吧! 

第一部分  保持頭腦清醒

第一章 掌控全局:改變思維方式,一切盡在掌控 

第二章 明確重點 

第三章 明確目標 

第四章 自我管理 

第五章 冷靜思考 

第六章 會面:與改變相約,走出舒適區 

第二部分  提前規劃,隨機應變  

第七章 一切盡在掌控:提前規劃,隨機應變,防止混亂

第八章 高效管理長期任務 

第九章 在 24小時內完成任務:把待辦清單變成已完成清單 

第十章 設置提示,不再忘記 

第十一章 打造高效的辦公環境 

第十二章 整理辦公室 

第十三章 為移動辦公者創建移動辦公室 

第十四章 在數字化時代堅持原則 

第十五章 妥善處理郵件  

第十六章 甄選有價值的郵件 

第十七章 高效利用手機 

第十八章 創建簡單的文件整理體系 

第十九章 處理日常文件 

第二十章 隨時隨地記錄,永不忘記保存 

第二十一章 了解時間去向,做好時間規劃

第二十二章 圍繞生活要事和目標進行規劃 

第二十三章 甄別有價值的工作 

第二十四章 圍繞工作要事和目標進行規劃 

第二十五章 移動辦公者的時間規劃 

第三部分  組建你的團隊  

第二十六章 一切盡在掌控:不要孤軍奮戰 

第二十七章  組建你的私人團隊  

第二十八章 組建你的工作團隊 

第二十九章 富有成效的團隊會議 

第三十章 人盡其用 

第四部分  在具體情境中運用時間管理的方法  

第三十一章 我能一心多用,卻完不成全部工作 

第三十二章 我的大腦總是超負荷運轉 

第三十三章 我時常思想中斷,想法滿溢 

第三十四章 我經常分心或被打斷 

第三十五章 每當壞事發生,我就陷入混亂 

第三十六章 我經常拖延 

第三十七章 我不是完美主義者,但不想出差錯 

第三十八章 我入睡很困難 

第三十九章 我常常遲到或錯過約會 

第四十章 我經常把機會變成壓力  

第四十一章 我總是不顧一切地幫客戶化解危機 

第四十二章 我從不堅持自己的時間管理計劃 

小結 爭當自己時間管理革命的先鋒 

◆ 精彩樣章

打造高效的辦公環境

一個高效的環境是經過精心布置的,在這樣的環境中工作,你可以認清自我,實現自己的理想。

最近總有人問我如何更好地布置辦公室。在這個便利至上的社會,很多人對我回答“視情況而定”并不滿意。

遺憾的是,根本沒有最佳的布置方式,我們沒有統一的結構圖,沒有固定的家具擺放位置,沒有通用的物品需求清單,但我們需要能滿足所有辦公需求的完美辦公室。那到底應該怎樣布置呢?

進行區域劃分

你在辦公室會做哪些工作?付款、歸檔、打電話、做研究、搞設計……列出你所做的每一件事。在電腦上或者紙上畫出辦公室草圖,在圖上將每件工作對應的位置貼上便利貼,這樣就可以把需要相同工具的工作劃分到同一區域,工作時就不必走來走去了。

確定主要工作區的實際需要

基于任務清單和區域劃分,確定哪些家具可以助你更好地開展工作?是否需要一個大桌子?是否需要一個電腦桌?每天都有很多文件要打印,是否需要額外空間放置打印設備?重新擺放現有家具,并根據需要購買新的家具。家具最好能夠滿足工作需要,這樣你就不會總是擔心家具的實用性。如果你和老板意見相左,就要盡可能對現有辦公設備進行改造,或申請購買適合自己的家具。

基于使用頻率放置所需物品

把最常用的物品擺放在觸手可及的地方。不常用的物品可以放得稍遠些。很少用到物品可以放在最遠處或者小隔間內。越容易拿取的物品,也應該越容易被放回。這也是保持辦公有序的竅門!

妥善擺放你的辦公桌

辦公室的布局應基于你的工作需要。辦公桌并不是必需品。有些人的辦公室內并沒有擺放辦公桌,因為不需要坐在桌前工作。有時候,完成某些工作只需一個臺子即可。

該如何擺放物品?以下方法僅供參考:

一個直徑較小的容器可以用來放置最常用的文具。如果太大,放置的文具容易變得混亂而不易找到。把平時最常用的物品放在辦公桌最上面的抽屜里,把不常用的物品放在下層抽屜里。把常用的書籍、工作手冊和活頁夾立在辦公桌旁邊的書架上。多數辦公桌都配有文件柜。將文件豎著置于柜中,便于取放。坐在桌前工作時,你不想時常起身去拿東西。那么把什么物品放在觸手可及的地方呢?

坐在椅子上,先預想一遍今天的日程安排,確保工作所需的物品都方便可取,然后再想想其他重要工作所需的物品,在每周五晚上進行適當的調整,以防自己有所遺漏。這就是所謂的實踐出真知。

劃分辦公區域以及常用物品擺放范例:

主要辦公區域——辦公桌。

日常文件——辦公桌抽屜。

日常辦公用品——辦公桌抽屜。

不常用文件——文件柜。

打印機、掃描儀、傳真機,這些設備的使用頻率很高(但不是

每天)——可以放在辦公桌附近。

項目文件、材料、日常工作相關書籍 ——放在辦公桌旁的書架上,隨時取用,觸手可及。

項目工作區 ——開放式工作臺,留出足夠的工作空間,靠墻,擺在項目材料和檔案柜中間。

其他辦公用品和紙張——放在書架上,對著檔案柜。

這時,你可能會說:“布置辦公室肯定要花很多時間和精力!”告訴你一個小秘密:如果你現在不花時間整理辦公室,將來會浪費更多時間去找東西。

做好物品收納工作

一旦明確了各種物品的使用頻率以及它們的擺放位置,就應該開始行動,將它們歸位了。

最好使用透明收納箱,因為可以使里面的物品一目了然。

收納箱的尺寸取決于所放物品。如果收納箱過大,不僅會浪費空間,還會讓你放入各種本不該放入的物品。這很重要嗎?當然,如果你不將物品分類放好,找起來就會很困難。如果各種物品混在一起,你就不得不把收納箱里的所有東西都倒在桌上,才能找到想要的。這不但麻煩,而且會更浪費時間。

給每個收納箱貼上標簽,這樣大家就都明確里面的物品,也知道用完后應該放回哪里了。

不要給放置日常用品的收納箱蓋蓋子。蓋子很礙事,尤其在整理東西的時候。如果箱子里裝的是你需要隨時取用的東西,記得不要蓋蓋子。如果放的是一些不常用的物品,可以蓋蓋子。

如果你的空間有限,不得不將收納箱堆疊放置,要將放置不常用物品的收納箱置于底部,因為你不會經常打開它們。有時候無所謂將收納箱堆疊放置還是并排放置,但如果你的辦公室空間有限,就要充分利用所有空間,包括垂直空間。要記住,箱子的放置位置取決于其被使用的地點和頻率。

可以利用儲物架代替堆疊的儲物箱,放置在架子上的物品更方便被取用。擺置儲物架可以充分利用垂直空間,兩層儲物架是最方便取用物品的。或者還可以用一組塑料抽屜放東西,需要拿放東西的時候,拉出抽屜即可。

放置你的項目資料

如果你要使用某些辦公用品或紙張,把它們放在一個方便攜帶的收納盒里,或者放在一個方便取用的文件盒里。有的客戶利用專門放置文件筐的架子,在每個文件筐里放置不同的客戶資料,尤其是立體的項目資料和物品。還有客戶在桌子上放置文件分類收納盒,將正在使用的文件資料放在里面,每個客戶的資料都被分類放好,開會和打電話時做的零星記錄也被放在一起。這樣就可以輕松地找到所需的材料和信息了。

離開辦公室前將物品歸位

井然有序的辦公室能讓你愉快地開展工作。如果一大早就感受到一切井井有條,你就會愉悅地開始一天的工作。

如果走進一間雜亂無章的辦公室,里面堆滿了未完成的項目文件,或看到很多誰也不知道有何用途的東西,你就不會舒心地開展工作。這些未完成或混亂的文件會在你的潛意識里造成巨大的麻煩,它們悄無聲息地影響著你的工作,耗盡你的力氣。它們會讓你的大腦停轉,搞砸你要做的每件事。這也是需要及時清理它們的原因。

視覺型學習者特別容易出現注意力渙散的問題。大量物品會讓你在潛意識里產生消極的態度,因為大腦會不斷地提示你還有未完成的任務。

即使第二天還需要使用那些文件,你也要在下班前將一切恢復原樣。這樣做不僅能夠保持辦公室的整潔,還會讓你思路更加清晰。

一個保持辦公室整潔的方法就是趕快處理不知不覺中進入你辦公室并擾亂你思緒的文件和物品。你應在 CHOP日處理它們。這些方法不僅有助于保持辦公室的整潔,還能讓你避免在工作中出現漏洞。建立后備機制會讓你樹立自信心,相信自己能夠勝任工作,不會出現疏漏。因此,你無須將所有東西都擺在桌面上來提醒自己還有多少工作沒有完成。

花費一些時間布置辦公室,以最大限度地提高你的工作效率。你要從容不迫,才能節省更多時間。在時間管理革命的過程中,你一定會有所收獲。

來源:中國人民大學出版社

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